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关于修订《河南检察职业学院公文格式细则》的通知

【来源:办公室 | 发布日期:2018-07-10 】

通知

豫检学文〔2017〕26号

关于修订《河南检察职业学院公文格式细则》的通知

各部门:

为使学院办文进一步规范化、标准化,根据《最高人民检察院公文处理办法》、《最高人民检察院公文处理实施细则》、《河南省检察机关公文处理规定》和《河南检察职业学院公文处理规定》,参照2017年《国家行政机关公文格式》,特修订本细则。请各部门认真学习,遵照执行。

附件:1、河南检察职业学院公文格式细则

2、河南检察职业学院公文版头样式

3、学院通用院内外发文字号

(此页无正文)

河南检察职业学院

2017年5月4日

附件1

河南检察职业学院公文格式细则

一、公文用纸、排版规格与图文颜色

(一)公文用纸及版心尺寸

公文用纸采用国际标准A4型纸,其成品幅面尺寸为210mm×297mm,天头(上白边)为37mm±1mm,订口(左白边)为28mm±1mm,版心尺寸为156mm×225mm(不含页码)。通告等公布性公文用纸幅面尺寸,可根据实际需要确定。

(二)排版规格

公文文字从左至右横排。正文采用3号仿宋仿宋_GB2312字体,文中如有小标题可用3号宋体字或黑体字,一般每页排22行,每行排28个字,双面印刷。

(三)图文颜色

公文原则上除发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外,其余部分均为黑色。

二、公文格式

(一)秘密等级和保密期限

公文中涉及国家秘密及检察工作秘密的应当标明密级和保密期限,密级一般分为绝密、机密、秘密三个层次,保密期限根据实际情况确定;如需标识密级,用3号黑体字,顶格标识在版心左上角第1行;如需同时标识密级和保密期限,密级和保密期限之间用“★”隔开,如:标注形式为“秘密★1年、机密★1年、绝密★1年”等。

(二)紧急程度

公文的紧急程度标识用3号黑体字,顶格标识在版心左上角,按紧急程度分别标明“特急”、“急件”。如已标识秘密等级和保密期限,其位置不变,紧急程度标识下移一行,即顶格标识在版心左上角第2行。电报则应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

(三)发文机关标识

发文机关标识一般由发文机关全称或者规范化简称组成,也可以由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成。

联合行文,发文机关全称或规范化简称上下排列,主办机关排列在上,或者按照规范顺序排列,“文件”二字置于发文单位名称右侧,上下居中排布。

公文首页必须显示正文。

(四)发文字号

发文字号由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成。发文字号标注于发文机关标识下方,下空2行,用4号仿宋_GB2312字,居中排布;发文年度、发文顺序号用阿拉伯数码标识,发文年度应标全称,用六角括号“〔〕”括入,发文顺序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字,如“豫检学发〔2004〕1号”。联合发文,只标明主办机关发文字号。机关内部行文原则上不编号。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

(五)签发人

上报的公文应当标注签发人姓名,发文字号与签发人姓名平行排布,发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字,“签发人”三字用4号仿宋_GB2312字标识,后标全角冒号,冒号后用4号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发姓名之下按发文机关顺序依次顺排,发文字号与最后一个签发人同处一行。

(六)公文标题

红色反线下空2行,用2号宋体字,居中排布,可分行;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。

公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容,一般由发文机关名称或规范化简称、公文主题和文种三部分组成。除法规、条例及规章性公文名称加书名号外,一般不加标点符号。如“河南省人民检察院关于认真学习贯彻党的十六大精神的通知”。

会议通过的文件,应当在标题之下、正文之上注明会议名称和通过日期,用括号标明。

(七)主送机关

在公文标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋_GB2312字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下,抄送机关之上,标识方法同抄送。

(八)公文正文

主送机关下1行,从左至右横排,每自然段左空2字,回行顶格,数字、年份不能回行。

(九)附件

公文如有附件,在正文下空1行,左空2字,用3号仿宋_GB2312字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号,使用阿拉伯数码(如“附件:⒈××××”),附件名称后不加标点符号。附件应与正文一起装订,并在附件左上角第1行用3号仿宋_GB2312字顶格标识“附件”两字,有序号时标识序号(如附件1),下空1行用2号宋体字居中标识附件名称;附件序号和名称应前后一致。如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第1行,顶格标识公文的发文字号,并在其后标识“附件”(或带序号)。

(十)发文机关署名

应当在正文下空2行署名,右空4字,并与下行成文日期错行排布。

(十一)成文日期

在发文机关署名下1行,右空2字,用汉字将年(用四位数)、月、日标全,“零”标识为“○”,如“二○○四年一月一日”。“○”不得用英文字母“o”或阿拉伯数码“0”代替。向党委部门行文时成文日期应用阿拉伯数字标注。

(十二)印章

1、加盖印章应当上距正文2mm~4mm,端正、居中,盖于成文机关署名、成文日期上,印章用红色。

2、联合发文需加盖2个印章时,两个成文机关署名之间空6个字,并将成文日期拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文日期,排列整齐,互不相交或相切,相距不超过3mm。

需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前,每排最多排3个印章,主办机关印章在前,两端不得超过版心;最后一排如余1个或2个印章,均居中排布;在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。

3、当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

(十三)附注

公文如有附注,用3号仿宋_GB2312字,居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话,如“(联系人:××× 电话:0371-××××××××)”。

(十四)主题词

主题词位于抄送机关上方,无抄送机关的,位于印刷版记上方。“主题词”用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目用3号宋体字;词目之间空1字。

(十五)抄送机关

公文如有抄送,左空1字,用4号仿宋_GB2312字标识“抄送”,后标全角冒号;抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐。如主送机关移至抄送机关之上,标识方法同抄送机关。抄送机关应按机关规范顺序依次排列。

(十六)印制版记

版记应当置于公文最后一页,版记的最后一个要素置于最后一行。主要包括:主题词、抄送、内部发送、印发机关和印发时间。版记各要素之下加一条反线,宽度同版心。

印发机关和印发时间位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置;用3号仿宋字。印发机关左空1字,印发时间右空1字。印发时间以公文付印时间为准,用阿拉伯数字标识。

(十七)函的格式

函的发文机关标识为发文机关全称,发文机关标识下加一条反线,发文字号置于反线下一行居右空一字。

三、公文页码、表格和内容结构层次数字标识的使用

(一)公文页码

用小4号半角阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条小4号一字线,一字线距版心下边缘7mm,如“-1-”。单页码居右空1字,双页码居左空1字。空白页不标识页码。

(二)公文表格

公文如需附表,对横排A4纸型表格,应当将页码放在横表的左侧,单页码置于表的左下角,双页码置于表的左上角,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。

公文如需附A3纸型表格,且当最后一页为A3纸型表格时,封三、封四(不放页码)应为空白,将A3纸型表格装订在封三前,不得装订在公文最后一页(封四)上。

(三)公文正文结构层次标识

正文文字在使用多层次结构时,其正文分条标识方法如下:

第一层次:“一、××××。”;

第二层次:“(一)××××。”;

第三层次:“⒈××××。”;

第四层次:“(1)××××。”。

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